L'esplai no s'entén sense les reunions. Molts cops segur que t'ha tocat preparar-ne alguna i t'has preguntat com pots fer perquè aquesta sigui entretinguda. Tot i els esforços, a vegades se'ns fan massa llargues, o massa pesades, o massa improductives. La pregunta, però, és: Com podem fer una reunió productiva i que compleixi els objectius marcats?

Recollim un manual de l'Estris pensat per la promotora del Territori Barcelona, Laura Toledo, en què s'aborda aquesta qüestió.

1. Quin tipus de reunió de podem realitzar?

Informativa → Es presenten una sèrie d’informacions. Acostuma a estar preparada per la persona o grup de persones que transmeten les comunicacions habitualment. Per exemple, una reunió de famílies.

Decisiva → Es decideixen coses. Segons el mètode de decisió (democràtica, de consens…) pot tenir unes regles o unes altres que influiran en la preparació i en la durada. Normalment, aquestes reunions tenen una part informativa que es pot preparar prèviament. Per exemple, una comissió presenta a l’equip una proposta d’activitat i en aquesta reunió s’haurà d’aprovar o no. Si es facilita la informació prèviament (enviant-la per correu electrònic per exemple), l’equip la podrà llegir i serà més fàcil i productiu a l’hora de tractar-ho a la reunió.

Constructiva → Es busca que sorgeixin propostes. Per exemple, una reunió d’un grup o d’una comissió per preparar activitats.

Segons la tipologia de reunió, aquesta tindrà una preparació o una altra i dependrà de les persones que l’organitzen com dels assistents.

2. Qui prepara la reunió i per què ho hem de fer?

Preparar una reunió és la clau de l’èxit. Per això hem de tenir molt clar:

• Quina persona o equip de persones preparen la reunió
• Amb quanta antelació cal preparar-la

3. Quant de temps ha de durar una reunió?

Cal mesurar sempre el temps perquè la reunió no es faci feixuga i es corri el risc d’estancar-se en un punt establert a l’ordre del dia. Per tant, quina és la durada òptima? Dependrà del tipus de reunió i dels punts a tractar.

No serà el mateix si fem una reunió de preparació de tot un cap de setmana, just abans o després de l’esplai, a la nit entre setmana, etcètera. És per això que cada reunió ha de tenir el temps necessari per treballar tot el previst i que sigui productiva.

Per tant, és important controlar els tempos. Quan estructurem una reunió és molt útil assignar un temps concret per a cada punt i detectar les possibles ones de la reunió per intercalar punts més crítics amb altres de més senzills. Un bon recurs que podeu incloure és el d’establir pauses marcades cada X temps (per exemple cada hora i mitja).

4. Quins punts s’han de parlar?

Una bona preparació comença prenent consciència de tot allò que necessitem parlar o treballar a la reunió. Per això serà necessari prioritzar els temes que cal incloure a la reunió. Per fer-ho cal:

• Fer un brainstorming de tot el que cal tractar
• Marcar les prioritats (per exemple: alta, mitjana, baixa)
• Endreçar-ho tenint en compte els tempos, les pauses i les càrregues emocionals (en cas que en tinguin) de cada punt

Tots els punts són importants, i per tant, tots s’han de preparar ja sigui un punt informatiu, decisiu, de construcció, més formatiu, etcètera.

5. La(es) pausa(es)

Fer una pausa durant la reunió pot ser productiva. Aquestes poden ser:

• Pauses programades: Cada X temps posar una pausa de 10 minuts pot ajudar a agafar aire, relaxar-se, etcètera. Poden ser pauses lliures o amb un espai programat (un joc, una dinàmica, un canvi d’espai...).
• Pauses no programades: En cas que se’ns hagi allargat un punt o bé que estiguem estancats/des, pot ser positiu fer una pausa. En aquest cas és millor que sigui una pausa lliure perquè ens ajudarà a: calmar l’ambient si hi ha alguna tensió emocional, fer canvis de perspectives en fred i, fins i tot, replantejar el punt que estem treballant.

*És molt important que les pauses tinguin un “punt de tornada”. Abans de començar la pausa cal que diguem a quina hora ens tornarem a reunir.

5. Enviar l’Ordre del dia

Preparació de la reunió

Exemple per preparar una reunió de Zona o Territori:

És una reunió informativa, constructiva i decisiva. Per tant, cada espai tindrà una preparació diferent.

Convocatòria:

Dia: 5 de juny

Hora: 20:30h (20:30h començarem el pica-pica i a les 20:45h començarem la reunió)

Convocats/des: Centres d’Esplai de la Zona/Territori i Equip de Responsables de Zona/Territori.

Ordre del dia:

Establim tots i cascun dels punts que cal tractar.

Realitzem la reunió

A l’hora de realitzar la reunió cal definir qui assumirà uns rols a la reunió abans de començar, com per exemple, qui redata l'acta.

a) En primer lloc, cal establir què ha de tenir una bona acta.

• Capçalera amb la convocatòria (De què és la reunió, Dia, Hora, Lloc, Assistents)
• L’ordre del dia (punts que es tractaran durant la reunió)
• El desenvolupament de la reunió amb les decisions acordades
• Altres (per exemple: recull de calendari o recull de tasques i facilitar el traspàs tant a les persones que han assistit a la reunió com a les qui no)

La persona encarregada en complimentar l’acta haurà de tenir en compte que s’ha de “tancar acta”. Per fer-ho cal que, prèviament confirmi que s’han tractat tots els punts i pres totes les decisions previstes a l’ordre del dia. Després de la reunió, haurà d’enviar l’acta a totes les persones convocades. Si s’han pres decisions importants, es pot valorar posar un punt d’aprovació de l’acta anterior.

b) Figura de moderador

S’ha d’assignar abans de començar la reunió. Pot ser sempre la mateixa persona, algú extern, canviar-la a cada reunió o, fins i tot, a cada grup.

Funcions del moderador:

• Torns de paraula: Els apunta i els cedeix. També marca si es poden o no fer rèpliques, evita les converses paral·leles o, fins i tot, pot posar tranquil·litat si hi ha algun tipus de conflicte.
• Control del temps de cada punt: S’assegura que es compleixi el temps destinat a cada punt. En cas d’haver de detenir-se en algun tema, pot buscar la manera de complir els “tempos”, ja sigui canviant la dinàmica o plantejant el punt per una altra reunió, de manera que pugui tenir una millor preparació prèvia.

c) Figura de dirigir la reunió

S’encarrega d’anar passant de punt a tractar i coordinar la reunió. No és un rol imprescindible i moltes vegades no està marcat. Tot i això la seva figura fa que el desenvolupament de la reunió sigui més senzill i fluït i més si l’assumeix alguna de les persones que preparen la reunió.

Avaluem la reunió

Avaluar cada reunió com una activitat més no pot ser productiu. Però en reunions periòdiques, aturar-nos i valorar el que estem fent, ens pot servir per a millorar-ho. Fer-nos preguntes com: estem complint els timings? Estem a gust fent les reunions? Com és l’assistència? ens pot servir per fer-nos nous propòsits!