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El trabajo por proyectos: replanteémonos los aspectos más básicos

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El trabajo por proyectos: replanteémonos los aspectos más básicos
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31.10.19

Las entidades del Tercer Sector estamos acostumbradas a plantear y ejecutar proyectos. Y precisamente porque es una parte importante de nuestro día a día es importante que de vez en cuando nos tomemos un tiempo para cuestionarnos cómo lo estamos haciendo y cómo podemos mejorar. A veces, la respuesta está en plantearnos aspectos muy básicos.

Desde el Departamento de Consultoría y Estudios de la Fundación Pere Tarrés llevamos más de 10 años en la gestión de convocatorias y servicios de asesoramiento a entidades del Tercer Sector. Precisamente a través de la experiencia adquirida hemos podido detectar los errores más frecuentes. A continuación, anotamos 5 aspectos clave a tener en cuenta a la hora de plantear un proyecto.

  1. Dé respuesta a una necesidad real. ¡Actúe donde pueda aportar más!

El proyecto siempre debe estar alineado a nivel interno, con la misión, visión y valores de su entidad y, al mismo tiempo, tener en cuenta las necesidades del entorno y, sobre todo, de las personas a las que se dirige. Indagar e incluso preguntar a las personas destinatarias sus necesidades y preferencias es esencial. Asimismo, hay que conocer las líneas de actuación de las políticas públicas y todas las propuestas que se están desarrollando en el mismo espacio en el que se desea intervenir. Es necesario que en todo momento se plantee de forma integrada y complementaria con lo que ya se está ofreciendo, para evitar duplicar esfuerzos y sumar.

  1. Tómese tiempo para analizar las posibles convocatorias donde desee presentarse. ¡Sea realista!

Cuando se valore presentar una propuesta a cualquier financiador es importante leer detenidamente las bases, instrucciones y requisitos que se plantean. Por un lado, los administrativos, donde se detallan los documentos a aportar, los perfiles y experiencia de los profesionales que intervendrán. Pero tanto o más importante es analizar los requisitos y criterios técnicos, aquellos vinculados al contenido, actividades o metodología que se espera y se valorará.

Antes de tomar la decisión de presentar un proyecto hay que tener claro que nuestra propuesta encajará y tendrá posibilidades de éxito. Sea realista, focalice esfuerzos y recursos; por eso realizar este análisis es esencial.

  1. Diseñe bien el esqueleto del proyecto. ¡Aterrice la propuesta!

Estructuraremos bien lo que haremos, con qué recursos y con qué tiempo. A mayor nivel de detalle conseguido, más fácil será ejecutar la propuesta y ofrecer el máximo de credibilidad a los posibles colaboradores y financiadores.

Pensemos en un cronograma que sea realista y aterrizado en nuestras posibilidades.

Diseñemos una buena evaluación del proyecto. Este es un aspecto que no se suele tener en cuenta ¡y es esencial! Debemos plantearnos que existen diferentes tipologías de evaluación y elegir la que más se adecue a nuestra propuesta, a nuestra realidad y a nuestros objetivos.

Es necesario que se planifiquen y contabilicen bien las horas de dedicación necesarias para no pillarse los dedos en el momento de la ejecución. No sólo se trata de calcular cuantas horas haremos de intervención directa, sino que debemos prever tener tiempo para la gestión.

  1. Evite incoherencias. ¡Revise la propuesta!

Es imprescindible hacer una relectura final para que toda la propuesta sea coherente. Muchas veces los proyectos se diseñan y redactan entre diferentes personas en función de su experiencia y conocimientos, pero hay que unificar. Y no sólo en términos de redacción o formato sino, aún mucho más importante, para conseguir que el resultado final sea algo orgánico.

Es necesario que haya correspondencia entre los objetivos, las actividades y los resultados esperados. Y, obviamente, con el presupuesto y todos los recursos que se utilizarán.

  1. El cierre se debe planificar desde el inicio. ¡No lo deje para el final!

Cuando finalice la intervención debe pensar cómo se hará el cierre / salida de las personas destinatarias del proyecto. Si la necesidad existía, nos podemos plantear que tal vez con un único proyecto no lo hemos acabado solucionando, posiblemente hemos ayudado a aliviar algunas de las necesidades o puede que hayan cambiado. Piense que puede derivar su acción a otros servicios que puedan suplir su marcha y considere, en su caso, la sostenibilidad económica / continuidad del servicio.

Al hacer el cierre debe pensar en justificar aquellos recursos obtenidos a través de financiadores externos, es la hora de presentar las memorias. Si ha ido haciendo un seguimiento continuado de sus acciones y gastos será mucho más fácil llevar a cabo la correspondiente rendición de cuentas. ¡No lo deje para el último día!

Estos cinco aspectos seguro que no os resultan nuevos, pero, en ocasiones, las prisas, la presión o la rutina conllevan que no dedicamos el tiempo suficiente para aplicarlos. Tenerlos presentes en el momento de plantear un proyecto aumenta las posibilidades ante los posibles financiadores y facilitan el éxito en la ejecución de la propuesta.