Vèrtex. Trobada General 2018

 

VÈRTEX es celebrarà els dies 14 i 15 d’abril a Vilafranca del Penedès. L’organització treballa per aconseguir les millors condicions i espais per a realitzar la trobada, tot en funció a les capacitats que té Vilafranca del Penedès.

Per tal d’organitzar i realitzar la trobada de la millor forma possible us demanem tres esforços:

  • Flexibilitat a l’hora d’adaptar-se a les franges d’edat proposades des de l’organització.
  • Respectar l’organització dels monitors/es i infants, tal i com es descriu en el present document.
  • L’assistència obligatòria a les reunions explicatives de l’organització de VÈRTEX.

L’organització de VÈRTEX atendrà totes les incidències i aspectes no resolts, així com aquells casos particulars que es presentin. Us podeu dirigir als vostres promotors o a trobadesmcecc@peretarres.org

 

Abans de començar

___

Centres d’Esplai preinscrits (1):

Aquells esplais que van realitzar la preinscripció i el pagament corresponent tenen garantida la plaça a VÈRTEX, independentment del nombre d’infants i monitors /es preinscrits.

Document en PDF Consulta la llista de centres d'esplai preinscrits.

 

Centres d’Esplai no preinscrits (2) i (3):

Els centres d’esplai que no van realitzar la preinscripció el passat mes de juny realitzaran un procés d’inscripció paral•lel.

El procés d’inscripció es realitzarà al mateix moment que els preinscrits, però no se’ls realitzarà el cobrament a l’espera de confirmar-los la plaça. Aquesta confirmació es farà a partir del dia 15 de gener, en base el nombre real de places disponibles per cada franja d’edat. En cas de tenir plaça, en aquell oment es realitzarà el cobrament de la inscripció.

En l’assignació de plaça, entre els centres d’esplais no preinscrits l’organització fa dues distincions: primer s’acceptaran els centres d’esplai que han mostrat interès en  participar de la trobada formalment (2); i, després els que no (3). Tenint en compte l’anterior, les inscripcions es faran per ordre cronològic d’inscripció.

De forma resumida:

Centres d'Esplai Ordre Inscripció
Centres d'Esplai preinscrits 1 Inscripció directa
Centres d'Esplai no preinscrits Havien mostrat interès formal 2 Ordre cronològic d’inscripció
No havien mostrat interès 3 Ordre cronològic d’inscripció

 

     

Terminis i dates importants

 

Les inscripcions comencen el dia 3 de novembre i finalitzen el 18 de desembre. A partir del dia 15 de gener, es comunicarà als esplais que no estaven preinscrits el resultat de la seva inscripció.

Fins el 28 de febrer es podran realitzar anul•lacions de les inscripcions amb el retorn del 50% del pagament.

A partir del dia 28 de febrer i fins el dia 8 d’abril es podran realitzar substitucions d’un inscrit per un altre (dins la mateixa franja d’edat), entenent que el nombre final d’infants inscrits no variarà.

Entre un i dos mesos abans de la trobada, es realitzaran reunions, de caràcter obligatori, per zones i territoris per tal d’explicar l’organització de VÈRTEX.

     

Organització de grups:

 

L’organització dels grups d’edat pel VÈRTEX es resumeix:

  • Grup de petits: de 1r a 4t de Primària. Nascuts entre 2011 i 2008
  • Grup de mitjans: de 5è a 2n d’ESO. Nascuts entre 2007 i 2004
  • Grup de grans: de 3r d’ESO a 2n Bat./cicles. Nascuts entre 2003 i 2000
     

Monitors/es responsables i infants

 

Per tal de facilitar l’organització es demanarà inscriure els grups d’esplai per unitats formades per un màxim de 10 infants o joves de la franja d’edat assignada i un responsable de grup referent. A més a més, a cada grup es poden assignar fins a 2 monitors/es de suport.

Responsable de grup (obligatori)

Grup d’infants (màxim 10)

Monitors/es de suport (opcional)

 

     

Algunes consideracions

 
  • Les inscripcions es realitzaran per grups que aniran tot el cap de setmana junts, formant una unitat indissoluble.
  • En cas de tenir infants amb necessitats educatives especials, en formalitzar la inscripció caldrà detallar-ho. A més, es demanarà que hi hagi un/a monitor/a associat a aquest infant, que ha de ser un dels dos monitors/es de suport, mai el responsable de grup.
  • Els monitors/es nascuts el 2000 i que encara no tinguin els 18 anys, han de participar a la franja de grans, com a participants. . Tot i això, si per logística del centre d’esplai no és viable, podran comptar com a monitors/es de suport a un grup de petits o mitjans, mai de grans. Tampoc podran ser referents del grup.
  • Els esplais que tinguin més de tres monitors/es per grup d’infants animats a participar de la trobada, l’organització els demanaríem que s’apuntessin com a “Monitor/a no assignat a grup” . Aquests participaran com a voluntaris/es de VÈRTEX i realitzaran tasques  imprescindibles pel bon funcionament de l’esdeveniment.
  • En cas que un esplai no pugui complir els requisits exposats, demanaríem que es posés en contacte amb els vostres promotors/es o a trobadesmcecc@peretarres.org per tractar el tema de forma concreta.
  • Els centres d’esplai podreu inscriure al consiliari del centre d'esplai com a participant al marge de l’estructura de grups.
     

Protecció de dades i drets d'imatge

 

És fa evident que la protecció de Dades de caràcter personal i els drets d'imatge són elements importants en una trobada en la que hi haurà tanta participació.

Per aquest motiu, s'ha preparat aquest petit document que aclareix els neguits i dubtes que hi hagi al respecte.

Aquest document també el trobareu en el moment de fer la inscripció, al formulari d'inscripcions.

Document en PDF Descarrega't el document

     

Formulari d'inscripció

 

Per inscriure-us heu de tenir en compte les següents consideracions:

  • Us recomanem que sortiu de la lògica de grups del vostre esplai a l’hora de fer els grups.
  • Si un dels infants té Necessitats Educatives Especials que puguin influir en el desenvolupament de la trobada s’haurien de detallar per tal d’adaptar d’observacions, explicant molt breument quines són..
  • Les al•lèrgies i intoleràncies dels infants i monitors/es s’hauran de detallar en les inscripcions.
  • En el moment de la inscripció es demanarà el número de compte corrent. Per tant, cal tenir-lo a mà, independentment de si l’esplai estava preinscrit prèviament o no.
  • Caldrà escriure el noms dels participants correctament.

Passos per realitzar les inscripcions:

  1. Abans d’entrar al formulari, fer grups d’infants, responsables i monitors/es (de suport). Tenint en compte les al•lèrgies i intoleràncies, les necessitats educatives especials (que s’hauran d’afegir com a observacions), els monitors/es no assignats a grups i els consiliaris.
  2. Un cop tancats els grups, obrir el formulari i inspeccionar les diferents pestanyes abans de començar a omplir dades.
  3. Detallar les dades personals dels participants, el rol dels monitors i els grups. El formulari permet inscriure totes les franges d’edat a la vegada,
    1. És vital escriure correctament els noms d’infants i monitors/es
    2. Recordeu que per incloure als participants heu de clicar a “>>>AFEGIR<<<”
  4. Ja amb els grups tancats, seleccioneu el preu que pagareu per la trobada.
  5. Per enllestir, feu un repàs general de tot el formulari i procediu a fer el pagament!
  6. Cal que tingueu a punt el número de compte o la targeta amb la qual pagareu! És important.

El més adient és que feu un llistat de tots els infants que participaran a VERTEX i, per cada franja d’edat aneu construint els grups.

Document en PDF També teniu aquests passos il•lustrats en el següent PDF!

     

El transport:

 

Un cop tancades les inscripcions, l’organització de la Trobada farà una proposta de transport. Aquesta intentarà vetllar perquè sigui el més eficient i sostenible possible, tendint a utilitzar autobusos i transport públic.

Les Zones 08, 09 i 16, les més properes a Vilafranca del Penedès, hauran de gestionar-se el transport pel seu compte, comptant amb la col•laboració de la promotora, si ho requereixen i el cost del transport anirà a càrrec dels centres d’esplai.

     

El preu:

 

El preu de la trobada serà el següent:

  • OPCIÓ amb transport: 30€/participant
  • OPCIÓ sense transport: 25€/participant (opció obligatòria en el cas de les Zones 08, 09 i 16)

El preu de la trobada inclou:

  • Totes les activitats i materials de la trobada
  • Assegurança.
  • Berenar de dissabte
  • Esmorzar de diumenge
  • Dinar de diumenge
     

Preguntes freqüents i exemples:

 

Fletxa Tinc un grup d’11 infants, què faig?

Has de fer 2 grups, amb els monitors/es referents corresponents. Com a centre, escull la opció que millor et vagi a nivell organitzatiu, nosaltres et recomanem que facis un grup de 5 i un de 6.

 

Fletxa El meu grup d’infants és de 4t i 5è, els haig de dividir?

Sí, com comentàvem, cal respectar al màxim les franges d’edat especificades. Així doncs, els de 4t anirien a Petits i els de 5è a Mitjans.

En el cas d’infants que no van al curs escolar de referència per la seva edat, deixem a criteri del centre que pugui decidir en quin grup assignar-lo.

 

Fletxa Els monitors i monitores que participem com a voluntaris/es que farem?

Vèrtex demana moltes tasques que s’hauran de cobrir amb persones que vinguin a part dels participants. Aquestes tasques van des d’elements de logística com repartir àpats, ajudar en els desplaçaments, transportar motxilles... fins a la dinamització d’activitats.

Per l’organització és vital disposar de monitors i monitores per la dinamització d’una gran part de les activitats. Per tant, aquests monitors/es que s’apuntin com a voluntaris estaran vivint el dia a dia de la trobada tot i que gran part del temps no estaran amb els seus grups.

 

Fletxa Els 30€ de les preinscripcions es tornaran?

Tal i com es va detallar en el procés de preinscripció els 30€ eren en concepte de reserva de plaça a la trobada, com a centre d’esplai.

 

Fletxa Exemples de situacions:

  • E1: L'esplai L’Espardenya amb 50 infants: P=11 / M=24 / G=15 i 10 monitors/es. Van a fer la inscripció, com ho faran?
    • PETITS: Grup 1 (6 infants + responsable + moni suport), Grup 2 (5 infants +  responsable + moni suport).
    • MITJANS: Grup 1 (8 infants + responsable + moni suport), Grup 2 i Grup 3 (8 infants + responsable).
    • GRANS: Grup 1 (7 joves + responsable), Grup 2 (7 joves+responsable).
  • E2: L'esplai Garbuix amb 50 infants: P=10 / M=24 / G=16 i 15 monitors/es dels quals 3 són del 2000. Possible resposta:
    • PETITS: Grup 1 (10 infants + responsable + moni suport).
    • MITJANS: Grup 1 (10 infants + responsable + dos moni suports), Grup 2 i Grup 3 (7 infants + responsable).
    • GRANS: Grup 1 (8 joves + 2 monitors/es 2000 com a participant + responsable), Grup 2 (8 joves + 1 monitor/a 2000 com a participant + responsable).
    • 3 MONITORS/ES no tenen grup --> S’inscriuen 3 com a monitors sense assignar a grup perquè després s'assigaran a tasques de voluntaris a VÈRTEX
     

 


Moviment de Centres d'Esplai Cristians Catalans
de la Fundació Pere Tarrés

Numància 149 - 151 08029. Barcelona
Tel. 93 430 16 06
secretaria.mcecc@peretarres.org

SEGUEIX-NOS A LES XARXES!